Materi seminar pertama dalam TOT RJI ke-tiga adalah mengenai “Standar Dasar Pengecekan Jurnal dan Pengaturan DOI”. Materi ini dibawakan oleh Pak Busro.

Baca juga tulisan yang berjudul:

1. Pembukaan Acara Training of Trainer (TOT) ke-III Relawan Jurnal Indonesia (RJI): “Semuanya Belajar”.
2. Selayang Pandang Perkumpulan Relawan Jurnal Indonesia (RJI)
3. (Bedah Buku) Serba-serbi Pengelolaan Jurnal: Belajar mengenai Pengelolaan Jurnal dari Relawan Jurnal Indonesia (RJI).

Standar dasar pengecekan jurnal maksudnya adalah paket komponen-komponen yang sangat perlu diperhatikan dalam melakukan pengecekan kelengkapan dan kesiapan pada jurnal online (OJS) agar dapat terstandar/ sesuai dengan ketentuan yang ditentukan untuk kepentingan akreditasi jurnal. Saat ini, RJI belum memiliki standart dasar pengecekannya sendiri. Harapannya RJI dapat mengembangkan standar dasar pengecekan ini yang nantinya akan dapat digunakan oleh pengguna layanan RJI.

Dalam presentasinya, Pak Busro menekankan bahwa ketika mengelola jurnal, pengelola jurnal perlu memperhatikan dan memprioritaskan syarat akreditasi yang sudah ditetapkan oleh Ristekdikti. Informasi mengenai syarat-syarat akreditasi ini dapat dikuliti pada Pedoman Akreditasi Jurnal Ilmiah 2018 yang dikeluarkan oleh Ristekdikti (Pedoman ini bisa di-download secara gratis melalui link yang sudah disediakan).

Secara gamblang, Pak Busro menekankan beberapa hal penting dalam syarat pengelolaan jurnal menuju jurnal terakreditasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah,

1. Jurnal yang diterbitkan dan akan diterbitkan, wajib untuk mengurus ISSN-nya. Entah itu bersifat cetak atau elektronik.
2. DOI (Digital Object Identifier). Setiap naskah, sebaiknya dan seharusnya memiliki DOI sebagai identitas.
3. Mencantumkan etika publikasi. Jurnal yang baik adalah jurnal yang sudah mencantumkan etika publikasi dalam jurnalnya. Kalau bisa, wajib.
4. Jurnal harus bersifat ilmiah. Jurnal yang bersifat ilmiah itu hukumnya wajib. Jurnal yang tidak bersifat ilmiah, mengindikasikan kurangnya kualitas jurnal. Pengelola jurnal wajib mencantumkan informasi bahwa “Setiap jurnal yang dimasukkan ke OJS ini, harus di review oleh reviewer” atau melewati proses editing dan reviewing oleh ahli. Tujuan dari proses ini adalah “Kualitas” jurnal.
5. Umur terbitan jurnal. Apakah jurnal ini sudah berumur 2 tahun ?. Minimal jurnal sudah terbit 2 kali dalam setahun.

Selanjutnya, Pak Busro juga menekankan bahwa setidaknya ada dua hal penting dalam pengecekan kelayakan dan kelengkapan suatau OJS. Pertama adalah pengecekan manajemen dan yang kedua adalah pengecekan substansi. Penjelasan mengenai poin-poin mengenai pengecekan ini, dapat dilihat pada paragraph selanjutnya dari sini:

Pengecekan manajemen:

1. Cek nama jurnal yang terdaftar di e-ISSN (semua posisi, di header, website, dan fulltext artikel). Hal ini penting dalam proses sitasi jurnal. Sebagai contoh adalah sitasi oleh Google Scholar.
2. Focus keilmuan harus terisi.
3. Kejelasan nama penerbit dalam OJS. Nama penerbit dan deskripsinya dapat dijelaskan, dimasukkan kedalam deskipsi jurnal. Bisa dari prodi, organisasi masyarakat, asosiasi, institusi.
4. Kejelasan proses review. Memang tidak mendalam dalam proses akreditasi, tapi sangat penting.
5. Pengelola/ tim editor. Redaksinya siapa. Memang belum ada aturan berapa jumlah/kualitas dari tim editor. Tapi, meskipun demikian secara kualitatif, redactor harus memiliki pengalaman publikasi. Tim editor harus terpisah dari mitra bestari. Pelru digaribawahi bahwa Tim editor memiliki fungsi untuk memutuskan, mereka memiliki fungsi yang berbeda dengan Mitra Bestari.
6. Mitra bestari. Dalam praktiknya harus dipisahkan dari tim editor. Memiliki fungsi untuk memberikan rekomendasi. Semakin banyak anggota mitra bestari, akan semakin baik untuk memberikan rekomendasi bagi editor.
7. Pengecekan review/pengelolaan dalam bentuk online. Terdapat bukti ‘aktivitas’/intervensi per-artikel. Bukti perbaikan, koreksi harus bisa dilihat atau ditampilkan kepada peneliti.
8. Cek statistic, ada tidaknya fasilitas pengunjung unik (unique visitor) per hari.
9. Cek profil sitasi jurnal (google scholar itu wajib). Tujuan tindakan ini adalah untuk melihat efektivitas dari jurnal. Google scholar paling mudah dan paling cepat.
10. Ada atau tidaknya panduan penulisan. Panduan penulisan yang baik tidak hanya membahas masalah teknis, tapi juga menjelaskan hal-hal substantive, seperti judul itu seperti apa. Style sitasi harus diperjelas, seperti penulisan nama peneliti. Mulai dari judul sampai referensi. Harus lengkap dan memberi penjelasan yang bisa dipahami oleh peneliti/author. Tambahan penting, memasukkan unsur/informasi menggunakan reference management (aplikasi) seperti Mendeley atau yang lainnya secara rinci dalam panduan.
11. Logo pengindex perlu diperhatikan. Logo RJI bukan pengindex. Logo pengindex seperti logo google scholar, onesearch dan seterusnya.
12. Cek regularity (keteraturan terbit). Minimal dalam dua tahun terakhir, 2 terbitan pertahun dan minimal 5 artikel setiap kali terbit. Prinsipnya harus jujur, jika memang belum terbit atau tidak terbit, maka harus dengan jujur mencantumkan informasi bahwa artikel belum terbit/tidak terbit.
13. Catatan tambahan: Pengecekan kelengkapan suatu jurnal dalam OJS adalah dengan melihat bagian “About”. About the Journal akan meng-cover hal-hal seperti people, policies, submission dan yang lainnya.

Pengecekan ‘substansi’:

Pengecekan substansi berhubungan dengan keilmuan. Pengecekan ini bersifat sangat spesifik dan memang membutuhkan ahli dalam bidang tertentu untuk melakukan pengecekan. Sebagai contoh, Jurnal Keperawatan. Jurnal keperawatan yang merupakan jurnal yang memfasilitasi artikel-artikel yang berhubungan dengan ilmu keperawatan akan lebih baik jika dicek, divalidasi isi artikelnya oleh mereka yang memiliki bidang ilmu keperawatan, perawat klinis atau perawat pendidik.

Dalam proses pengecekan substantive, perlu untuk mempertimbangkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Judul artikel. Disesuaikan dengan keilmuan masing-masing.
2. Minimal mengandung dua kata minimal.
3. Afiliasi author: menyangkut alamat, bahkan kalau perlu sampai identitas negara (Hal ini penting untuk menunjukkan diversitas).
4. Abstract dan kata kunci. Kata kunci: idealnya adalah terpisah/tidak sama dengan judul yang dipenggal-penggal.
5. Originalitas/novelty.
6. Tujuan penelitian harus jelas.
7. Metode penelitian harus sesuai, lengkap (banyak pekerjaan reviewer).
8. Daftar pustaka: konsistensi.

Sesi Diskusi:

Seperti halnya penyampaian materi dan tutorial lainnya. Penyampaian materi ini juga menyediakan waktu untuk melakukan tanya jawab dengan para peserta TOT. Sesi tanya jawab ini kadang menjadi sesi yang sangat menarik, karena pertanyaan dari peserta menjadi hal penting yang kadang berada di luar materi yang diberikan oleh pemberi materi.

Sesi pertanyaan ini juga menjadi sesi yang menarik karena satu penanya bisa mengajukan beberapa buah pertanyaan. Beberapa pertanyaan diantaranya (yang bisa saya catat) adalah sebagai berikut:

Pertanyaan 1

“Dalam proses pengelolaan Jurnal secara teknis, Journal Manager/IT kadang harus terkendala oleh peraturan dari Institusi. Bagaimana cara terbaik untuk menghadapi masalah/situasi seperti ini ?” (Eko Wahyu, IAIN Banjarmasin).

Jawaban:

IT harus bisa bersinergi dengan institusi. IT sangat penting fungsinya, karena menentukan kualitas kerja OJS. Pendekatan masing-masing IT untuk institusi berbeda-beda, tapi bisa dilihat kembali ‘tujuannya’/misi yang dibawa.

Pengalaman mengajarkan, penting untuk melakukan pendataan hal-hal penting secara bersama-sama, efek dan implikasinya pada institusi. Lalu, secara bersama-sama melihat pentingnya implikasi ini, dan keuntungan yang akan diambil atau didapat dari proses ini.

…

Pertanyaan 2

“Masa terbit jurnal dan jumlah artikel yang Bagaimana lebih baiknya?” (Fuji, Politeknik) .

Jawaban:

Jika ditemukan kasus seperti ini, maka akan dikembalikan ke ‘pengelola’/ tim editor. Jurnal terbit atau tidaknya tergantung edior. dalam akreditasi, tidak dijelaskan mengenai jumlah maksimal, hanya minimal saja (minimal 5 artikel sekali terbit). Silahkan ditimbang baik dan buruknya.

…

Pertanyaan 3

“Apakah ada situs tertentu untuk memilih kata kunci yang tepat?”(Fuji, Politeknik)

Jawaban:

Masih belum tahu.

…

Pertanyaan 4

“Konten dan kualitas dari author. Seberapa penting riwayat/kualitas dari penulisan artikel oleh author?” (Fuji, Politeknik).

Jawaban:

Fungsi ini dikembalikan kepada ‘reviewer’ atau serahkan saja kepada reviewer. Minta saran atau rekomendasi dari reviewer untuk setiap artikel yang masuk dan siap untuk di-review.

…

Pertanyaan 5

“Pengelolaan OJS 3 (Untuk bagian OJS 3, referensi kadang ada, kadang tidak ada) Haruskan ditulis manual untuk referensi?” (Ahsan)

Jawaban:

Referensi itu wajib ada dan wajib di-adakan. Karena ini sangat penting dalam fungsi indeksisasi.

…

Pertanyaan 6

“Management jurnal. Author meminta surat LOA. LOA, bagaimana seharusnya peraturan mengenai LOA ?” (Ahsan)

Jawaban:

Surat LOA, diserahkan kembali kepada pengelola jurnal. Harus ada dulu artikelnya, baru dibuatkan suratnya. Kalau tidak, sebaiknya jangan.

…

Pertanyaan 7

“Indonesia menerbitkan peraturan yang lebih sulit dibandingkan dengan SCOPUS. Terutama dalam hal konsistensi jumlah artikel. Bagaimana menanggapi masalah ini ?” (Bapak dari Aceh).

Jawaban:

Dalam akreditasi hanya membahas mengenai standar minimal jumlah artikel saja. tidak teratur jumlah artikel yang diterbitkan, tidak apa-apa. Perpindahan jumlah artikel yang terbit, baiknya tidak terlalu kontras dengan jumlah artikel sebelumnya. Dalam Arjuna, jumlah halaman sangat penting. Semakin banyak jumlah halaman, semakin baik. Lebih dari 100 halaman, lebih baik.

…

Pertanyaan 8

“Penerbitan edisi khusus, untuk kepentingan seminar. Apakah boleh ?” (IAIN Sumatera Barat).

Jawaban:

Ada hubungannya dengan ‘kepentingan penulis’. Edisi konferensi dan edisi regular, bedanya adalah proses reviewnya. Silahkan dilakukan penambahan edisi khusus atau tidak, hubungannya adalah pada ‘kepentingan penulis’.

…

Pertanyaan 9

“CV reviewer dan editorial board. Apakah ada standart atau aturan untuk CV? Apakah dari orcid, atau dari google drive saja ?” (Azar Firdaus, UI).

Jawab:

CV konsistensinya adalah untuk mengetahui ‘pengalaman’. CV bisa saja dilakukan dari google drive. Tapi, untuk kepentingan verifikasi, maka harus bisa link dengan sumber artikel/ CV yang bisa diverifikasi kebenarannya. Atau kebenaran sumbernya.

…

Pertanyaan 10

“Perubahan nama jurnal, apakah harus diikuti oleh perubahan ISSN?” (Anton, Bandung).

Jawab.

Perubahan diperbolehkan. Tapi, harus diperhatikan bahwa perubahan apapun haruslah mengarah pada hal yang jauh lebih baik dari sebelumnya.

Terkait perubahan nama jurnal di ISSN, pelaporan nama, harus dilaporkan pada LIPI. (Ingat, Perubahan nama, maka perubahan ISSN). Perubahan nama, akan diikuti dengan perubahan volume juga, dalam artian ini berarti harus dimulai dari volume 1 kembali.

Sebelum pengurus ingin melakukan perubahan nama jurnal, pengurus harus paham bahwa perubahan nama di LIPI, prosesnya ‘lama’ dan cukup rumit. Jadi, harus memiliki modal sabar dalam menghadapi masalah seperti ini.

Syarat dan ketentuan untuk pengajuan ISSN melalui LIPI (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia) dapat dilihat dan diperhatikan di sini.

…

Perhatian:

Mohon maaf jika ditemukan kesalahan dalam penulisan nama para penanya dalam tulisan ini. Jika ada yang merasa namanya kurang tepat, mohon segera memberi komentar di kolom komentar atau email saya di mariafrani10@gmail.com. Terima kasih.